Vorsicht vor irreführenden Handelsregister-Schreiben: Wenn die vermeintlich amtliche Eintragung teuer wird

Unternehmen, die neu gegründet wurden oder Änderungen im Handelsregister veranlassen, sollten besonders aufmerksam sein. Denn immer wieder tauchen Schreiben auf, die den Eindruck erwecken, von einer offiziellen Registerstelle zu stammen. Tatsächlich handelt es sich jedoch um kostenpflichtige Angebote privater Anbieter. Wer nicht genau hinsieht, könnte unnötig viel Geld überweisen.

Ein aktuelles Beispiel zeigt, wie solche Schreiben gestaltet sein können: Unter der Überschrift „Handelsregister Deutschland“ wird eine angebliche Offerte für einen Handelsregistereintrag verschickt. Das Dokument enthält unter anderem die Bezeichnung eines zuständigen Amtsgerichts, ein Aktenzeichen und ein konkretes Eintragungsdatum. Auch der Hinweis auf eine Veröffentlichung im Bundesanzeiger und die bereits erfolgte Bereitstellung von Unternehmensdaten im Internet vermitteln einen offiziellen Eindruck.

Erst beim genaueren Lesen wird deutlich, worum es tatsächlich geht: Im Schreiben wird ausdrücklich auf eine nicht amtliche, kostenpflichtige Eintragung hingewiesen. Für die angebotene Veröffentlichung werden mehrere hundert Euro verlangt. Zusätzlich soll der Betrag innerhalb von nur drei Werktagen überwiesen werden. Andernfalls, so die Formulierung, werde die Veröffentlichung nicht erfolgen.

Auffälligkeiten spätestens beim Zahlschein

Besonders aufmerksam sollte man spätestens beim Blick auf den beigefügten Überweisungsträger werden. Im vorliegenden Fall wird als Zahlungsempfänger „MB Daten Register“ angegeben. Die dazugehörige IBAN beginnt mit „FI“ und verweist somit auf Finnland.

Auch die unterschiedliche Bezeichnung zwischen dem im Schreiben genannten Anbieter und dem Zahlungsempfänger sollte Anlass sein, die Angaben sorgfältig zu überprüfen.

Wichtig: Eine ausländische IBAN ist für sich genommen kein Beweis für eine unseriöse Geschäftspraxis. Zusammen mit einer amtlich wirkenden Aufmachung, einer kurzen Zahlungsfrist und einem kostenpflichtigen Angebot sollte sie jedoch Anlass zu besonderer Vorsicht geben.

Screenshot Daten Register mbH / Nov 2026

Nicht vorschnell überweisen!

Unternehmen sollten sich nicht durch offizielle Begriffe, Aktenzeichen oder vermeintliche Fristen unter Druck setzen lassen. Private Anbieter können kostenpflichtige Einträge in eigenen Unternehmensverzeichnissen anbieten. Diese Angebote sind jedoch nicht mit einer amtlichen Eintragung im Handelsregister gleichzusetzen.

Wer ein entsprechendes Schreiben erhält, sollte daher:

• den Absender und den tatsächlichen Zahlungsempfänger genau überprüfen.
• das Kleingedruckte lesen und auf Hinweise wie „nicht amtlich“ oder „kostenpflichtige Eintragung“ achten.
• keine Überweisung allein aufgrund einer kurzen Zahlungsfrist vornehmen.
• bei Zweifeln direkt beim zuständigen Registergericht nachfragen und dafür ausschließlich selbst recherchierte Kontaktdaten verwenden.
• bereits erfolgte Zahlungen und die gesamte Korrespondenz dokumentieren.

Unser Rat: Wer ein Schreiben erhält, das wie eine amtliche Aufforderung zum Handelsregistereintrag aussieht, sollte besonders genau hinsehen. Nicht jedes offiziell wirkende Dokument stammt auch von einer Behörde. Spätestens wenn ein privater Zahlungsempfänger und eine ausländische IBAN auf dem Zahlschein auftauchen, ist eine sorgfältige Prüfung angebracht.

Verbraucher und Unternehmen sollten sich nicht unter Zeitdruck setzen lassen und im Zweifel erst prüfen, bevor sie zahlen.

Ein entsprechender Warnhinweis wurde online vom Justizportal des Bundes und der Länder veröffentlicht: MEHR

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